Marc Sureda
A pesar de la constante evolución de las herramientas de gestión empresarial en las últimas tres décadas, una parte significativa del tejido corporativo nacional mantiene procesos manuales en áreas críticas de la administración de personal. Según los datos arrojados por el informe «Hot Topics RRHH«, elaborado por la compañía de software Sesame tras consultar a más de 570 responsables del sector en el país; el 34,9% de las organizaciones en España continúa organizando los turnos de trabajo mediante Excel u hojas de cálculo compartidas.
El avance hacia la digitalización real se muestra desigual en el entorno corporativo. Frente a ese tercio que depende de la ofimática tradicional, únicamente un 31,6% de los encuestados confirma la utilización de una plataforma específica diseñada para la planificación de turnos. Mientras que un preocupante 6,3% admite carecer de cualquier tipo de herramienta para este fin. Esta situación, según el análisis de los expertos, deriva en una mayor exposición a errores de solapamiento en los horarios y un reparto poco equitativo de las cargas de trabajo y descansos.
La dependencia de sistemas no automatizados no solo afecta a la eficiencia operativa, sino que tiene repercusiones económicas y jurídicas directas. La gestión manual dificulta la trazabilidad ante posibles inspecciones de trabajo y complica el cumplimiento de los convenios colectivos y la legislación laboral vigente. Así mismo, esta falta de herramientas especializadas suele traducirse en sobrecostes por horas extra no planificadas y un deterioro en la experiencia del empleado, especialmente en entornos complejos con equipos distribuidos o picos de demanda variables.
Por el contrario, el salto desde las hojas de cálculo hacia soluciones tecnológicas especializadas permite a las compañías parametrizar las reglas de los convenios y los límites legales, garantizando el equilibrio en las cargas de trabajo bajo criterios objetivos. La automatización de coberturas y la conexión de la planificación con el registro horario y la gestión de nóminas resultan fundamentales para eliminar descuadres financieros, centralizando la información y mejorando la calidad del dato para la toma de decisiones estratégicas.
La brecha entre la aspiración tecnológica y la realidad
Resulta paradójico observar cómo, mientras la operativa diaria sigue anclada en métodos tradicionales, las aspiraciones de los departamentos de Recursos Humanos apuntan hacia tecnologías de vanguardia. El estudio revela que la Inteligencia Artificial se sitúa como la prioridad declarada por el 71% de los equipos de gestión de personas, superando a otras áreas clásicas como la cultura corporativa o el análisis de datos de plantilla.
Sin embargo, existe una notable disonancia entre el interés estratégico y la implementación real. La adopción práctica de la IA es todavía incipiente en el mercado español: solamente el 15% de las empresas la utiliza de forma habitual en procesos como el reclutamiento. Mientras que un 30% la emplea únicamente en algunas fases y un 43% todavía no ha dado paso alguno en esta dirección.
Tiago Santos, vicepresidente de comunidad y crecimiento en Sesame, ilustra que: “Planificar turnos con Excel en 2026 es como gestionar la producción sin inventario: se puede, pero a costa de eficiencia, equidad y seguridad jurídica. Las compañías que profesionalizan esta función ganan tiempo operativo, reducen errores y mejoran la predictibilidad para los equipos”.
Según su análisis, aunque es una práctica posible, se realiza a costa de la eficiencia y la seguridad jurídica. Las compañías que optan por profesionalizar esta función no solo ganan tiempo operativo y reducen la tasa de error, sino que mejoran sustancialmente la predictibilidad del negocio y la seguridad jurídica de la organización.
