Guillem Alsina Gonzàlez
El trabajo híbrido se ha consolidado como modalidad en las empresas, después de que muchas firmas y trabajadores vieran los inconvenientes del teletrabajo ‘puro’, es decir, aquel que se realiza 100% a distancia. No obstante, es esencial disponer de las herramientas adecuadas para incrementar la productividad y mantener un alto nivel de calidad, incluso cuando las personas no comparten el mismo espacio físico.
Según Silvia Ustárroz, responsable de Dispositivos Ricoh Smart Meeting en PFU (EMEA) Limited, una compañía que forma parte de RICOH company en Iberia, «las organizaciones que ven valor en el trabajo híbrido deben apoyar el bienestar y la productividad de su personal, siendo conscientes también de las nuevas dinámicas que podrían hacer que este nuevo modelo se perciba como un privilegio que pueda afectar negativamente».
La inclusión en reuniones híbridas
Las reuniones en entornos híbridos suelen incluir asistentes tanto presenciales como remotos, y es responsabilidad de los líderes de dichas reuniones garantizar que todos los participantes se sientan incluidos. La tecnología inteligente para reuniones juega un papel fundamental en este aspecto, facilitando la inclusión y fomentando la participación activa de todos los involucrados.
Sin embargo, las reuniones virtuales pueden generar fatiga. La interacción a través de una cámara y verse en una pantalla a corta distancia no es la forma natural en que las personas se comunican. Este tipo de encuentros puede provocar cansancio, posiblemente debido a una baja carga mental y al aburrimiento más que a una sobrecarga cognitiva.
Investigaciones sobre el impacto de las reuniones virtuales en el rendimiento cognitivo indican que los empleados más comprometidos pueden mantenerse activos durante estas sesiones en línea, mientras que aquellos con menor compromiso las encuentran más pesadas. Esto se acentúa cuando se apaga la cámara, ya que los participantes pueden distraerse realizando otras tareas mientras escuchan la reunión.
Al iniciarse la multitarea, el nivel de compromiso disminuye inevitablemente, ya que realizar varias actividades que requieren atención cognitiva resulta mentalmente agotador.
«Aunque hacer que las reuniones sean más atractivas es, en parte, responsabilidad del organizador en cuanto a contenido relevante, motivo y gestión, la organización también puede tomar medidas sobre la infraestructura y la tecnología adecuadas para que la reunión sea eficaz», opina Ustárroz.
Estrategias para revitalizar las reuniones híbridas
La fatiga de las reuniones virtuales no debería impedir que estos encuentros sean productivos. Existen diversas estrategias para aportar una energía más cercana a la presencialidad, incluso cuando los participantes se encuentran tanto en persona como a distancia. Fomentar el uso de la cámara encendida puede crear una cultura en la que los participantes virtuales se sientan cómodos mostrando su imagen y activando el estado «no molestar» en las plataformas colaborativas. Esto reduce las distracciones y ayuda a evitar la multitarea, incrementando el nivel de atención y participación.
Además, invertir en la tecnología adecuada, como dispositivos inteligentes para reuniones, garantiza que todos los asistentes se sientan parte integral del evento, independientemente de su ubicación. Estos dispositivos captan claramente la voz de todos y aseguran que quienes aparecen en pantalla sean igualmente visibles, lo que favorece el compromiso y la interacción.
El empleo de equipos audiovisuales fáciles de usar y de instalar permite celebrar reuniones en lugares inesperados, alejándose de las tradicionales y a veces poco atractivas salas de reuniones. «Con unos dispositivos inteligentes y adecuados, es posible celebrar una reunión en un entorno híbrido, como una fábrica o un espacio al aire libre si el tiempo lo permite. Ponerse de pie para asistir a las reuniones en lugar de sentarse alrededor de una mesa de la sala de juntas o en los escritorios, así como utilizar tecnología para crear espacios de reunión más atractivos ayuda a generar una nueva energía entre todos los participantes, aportando frescura a lo que sigue pareciendo a veces un formato anticuado y repetitivo», defiende Silvia Ustárroz, de PFU.
