Redacción
Payhawk (empresa desarrolladora de software financiero), ha anunciado el lanzamiento general de Agente Fetch, una nueva funcionalidad integrada dentro de su plataforma de Agente de Control Financiero que ha sido diseñada para simplificar los flujos de trabajo en los departamentos de contabilidad al asumir la tarea de recopilar las facturas emitidas por los proveedores.
Hasta la fecha, el sistema automatizado de la compañía se encargaba únicamente de enviar notificaciones a los empleados para recordarles la obligación de adjuntar los documentos pendientes o completar las aprobaciones de gasto. Con la nueva actualización, el software accede de manera autónoma a las plataformas de los proveedores, localiza la factura correcta, la extrae y la vincula a la transacción correspondiente.
Según las métricas proporcionadas por la propia firma, la ejecución de esta operativa mediante IA resulta hasta doce veces más rápida que si la llevara a cabo un operario humano.
El desarrollo de esta herramienta responde a un obstáculo habitual en las finanzas corporativas: las facturas derivadas de servicios digitales y pagos recurrentes rara vez se remiten en el momento de la transacción, quedando almacenadas en los portales privados del proveedor. Esta circunstancia obligaba hasta ahora al trabajador a recordar la compra, buscar sus credenciales de acceso, localizar el archivo en la plataforma externa, descargarlo a su equipo y subirlo manualmente al sistema de gestión de su empresa.
Los responsables de Payhawk advierten que este proceso de recuperación manual desde entornos web exige casi cinco veces más tiempo que la tramitación de un recibo físico en un punto de venta, el cual suele entregarse en un plazo aproximado de cinco días laborables. Las consecuencias directas de esta demora incluyen el retraso en los cierres contables mensuales, la pérdida de visibilidad del estado financiero en tiempo real, la generación de registros de auditoría incompletos y los consiguientes problemas para deducir el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Antes de la implementación de estas soluciones automatizadas, el tiempo medio requerido para que una factura quedase debidamente registrada en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de una organización ascendía a 23,8 días. Mediante el uso del Agente de Control Financiero, la compañía ha logrado reducir este periodo a 12,6 días, estableciéndose como próximo objetivo alcanzar un promedio de tan solo dos días. A nivel general, la herramienta ha conseguido disminuir los plazos de presentación de gastos de proveedores en un 46 % desde principios de año.
Para poder operar en las áreas privadas de los proveedores de forma ininterrumpida y segura, la arquitectura del agente ha sido verificada mediante el programa Verified Bots de Cloudflare. Este protocolo permite que los servidores reconozcan criptográficamente al software como un tráfico automatizado legítimo, evitando su bloqueo por parte de los sistemas de seguridad web. Así, la solución está preparada para interactuar con proveedores de infraestructura en la nube, plataformas de publicidad digital, suscripciones de software, agencias de viajes y mercados electrónicos.
Durante su fase de pruebas beta, más de 550 empresas activaron la nueva funcionalidad, consiguiendo recuperar directamente las facturas en el 68,6% de los casos con tan solo habilitar el servicio. Este volumen de uso ha convertido a la herramienta en la versión de prueba con mayor tasa de adopción en toda la trayectoria de la plataforma.
Hristo Borisov, director ejecutivo y cofundador de Payhawk, ilustró la utilidad del sistema explicando que, durante un reciente viaje a los Estados Unidos, el software se encargó de descargar y registrar automáticamente las facturas de más de treinta desplazamientos contratados a través de plataformas de transporte, sin requerir ninguna intervención por su parte. El directivo sostiene que el propósito de esta tecnología es erradicar las tareas repetitivas para que los equipos financieros y el resto de la plantilla puedan operar con mayor agilidad, dedicando sus recursos a cuestiones estratégicas que aporten valor real al negocio.
