Guillem Alsina Gonzàlez
Microsoft ha presentado una función para Microsoft Places y Teams que actualiza de manera automática la ubicación desde donde trabajan los empleados cuando estos acuden a la oficina. Denominada registro de presencia mediante Wi-Fi, esta herramienta modifica la localización del trabajador en función de la conexión de su equipo a las redes corporativas que la empresa haya configurado previamente, lo que evita tener que cambiar el estado manualmente cada vez.
La novedad se apoya en las señales de presencia que ya incorpora Microsoft 365. Hasta ahora, la disponibilidad marcada en el calendario como «libre» u «ocupado», permitía localizar un hueco para una reunión, mientras que la presencia en Teams indicaba en qué momento una persona estaba activa. La presencia en el puesto de trabajo, visible en Places, Teams, y el propio calendario, añade ahora un dato más: identificar quién se encuentra físicamente en la oficina.
El planteamiento de Microsoft es similar al del registro mediante periféricos existente hasta ahora, que mantiene actualizada la ubicación cuando el usuario conecta su portátil a un dispositivo configurado, como una pantalla o una base de acoplamiento (dock) del escritorio.
Cuando un empleado se encuentra en la oficina y enlaza su portátil con una red corporativa configurada, el sistema puede registrar su ubicación laboral para esa jornada, siempre que tanto la organización como el propio usuario hayan habilitado la opción. El objetivo declarado es el de facilitar la coordinación del trabajo presencial: conocer quién está en la oficina permite quedar para comer o tomar un café, reservar un puesto cerca del equipo o convertir en un encuentro cara a cara una reunión prevista en remoto. La herramienta mantiene al día el plan de trabajo del empleado y puede vincularlo a una reserva de mesa ya existente.
Microsoft incide en que el trabajador conserva el control en todo momento y en que el sistema no sustituye su decisión de compartir o no la ubicación, que puede ajustar cuando lo desee. La herramienta no conserva ni rastrea los desplazamientos o la localización a lo largo del tiempo, ya que se trata de un dato puntual y del momento que no se almacena como histórico. Su alcance se limita al ámbito laboral, dado que la señal solo se genera cuando el dispositivo se conecta a las redes corporativas configuradas a través del cliente de Teams. Fuera de esos entornos, o si no existe conexión a una red habilitada, la ubicación aparece como «remota».
Cada organización decide si activa la capacidad en su entorno corporativo —el denominado tenant— y, a continuación, determina si la experiencia para el usuario final es de adhesión voluntaria (opt-in) o de participación por defecto con opción a desactivarla (opt-out). La organización usuaria establece igualmente en qué sedes se encuentra disponible la función, para lo que debe incorporar la información de cada uno de los puntos de acceso Wi-Fi de esas ubicaciones.
Por su parte, el usuario es quien decide si la herramienta opera en su dispositivo, de manera que si los ajustes de localización necesarios están desactivados, el registro mediante Wi-Fi no se pondrá en marcha automáticamente, con independencia de la configuración fijada por la organización. El trabajador también puede modificar sus preferencias y establecer o sobrescribir manualmente su ubicación en cualquier momento. Compartir la presencia en el puesto y emplear el registro automático son, por otro lado, decisiones independientes, de modo que cada persona puede elegir si su presencia resulta visible para el resto cuando trabaja desde la oficina.
El despliegue de esta nueva funcionalidad para Microsoft Places llegará a las organizaciones que dispongan de esta plataforma a lo largo de este año. Para preparar el entorno, las empresas deberán confirmar que Microsoft Places está configurado (en particular, añadiendo la información de los edificios en su directorio), activar la política de detección de la ubicación de trabajo en Teams, y registrar los identificadores de los puntos de acceso aprobados, conocidos por sus siglas inglesas BSSID, que identifican de manera única cada antena Wi-Fi.
Finalmente, la compañía de Redmond recomienda informar a la plantilla de la organización sobre qué hace la función, qué no hace y cómo cada trabajador puede gestionar sus propios ajustes.
