Guillem Alsina Gonzàlez
Los usuarios que, cómo yo mismo, hemos optado por trabajar con la suite ofimática de Google, conocemos sobradamente la practicidad de que todo nuestro trabajo se vaya guardando en la nube a medida que lo hacemos, sin tener que preocuparnos por ir presionando de cuando en cuando sobre el icono del disquete de tres pulgadas y media para asegurarnos de que todo se guarda, además de olvidarnos de copiar el fichero una y mil veces a los distintos dispositivos desde los cuáles trabajamos, en virtud de una sincronización a través de la nube que los convierte en omnipresentes en cualquiera de nuestros dispositivos siempre y cuando tengamos conexión a la red, claro.
Por contra, nuestros datos están ahí, en un ordenador ubicado en un lugar inconcreto de la geografía planetaria y, si no hacemos copias de seguridad de todo nuestro contenido, corremos el riesgo de quedarnos sin nada por culpa de un ciberataque, un robo de identidad, o cualquier otro percance, por no hablar de que los contenidos que creamos y volcamos en dichos documentos pueden estar expuestos a ojos indiscretos ya que se encuentran en línea veinticuatro horas al día, 365 días al año…
En las suites ofimática instaladas en local, cómo LibreOffice o Microsoft 365, podemos guardar los archivos que creamos en la nube, pero es algo opcional, que debemos seleccionar manualmente, y que se guía por las carpetas en local creadas por servicios en la nube como el OneDrive de Microsoft, Google Drive, o Dropbox entre otros.
Los usuarios de Microsoft Word contarán, a partir de ahora, con estas ventajas -y también sufrirán sus inconvenientes o, por lo menos, estarán sujetos a la potencialidad de estos- gracias al último cambio introducido en el programa, y que anunciaba el pasado martes día 26 de agosto de 2025 el product manager del Equipo de Servicios Compartidos y Experiencias de Office, Raul Muñoz, a través del blog Microsoft 265 Insider, consistente en que Word para Windows guardará por defecto cualquier documento nuevo en la nube nada más crearse, sin que el usuario tenga que intervenir ni configurar nada.
Dicha opción ya se encontraba disponible hasta ahora, pero opcionalmente. El cambio implica que, a partir de ahora, vendrá activada por defecto para cada nuevo documento creado.
Según Muñoz, de este modo los ficheros pasan a quedar protegidos por las políticas de seguridad y etiquetado que rijan en la organización, lo que elimina pasos adicionales de cumplimiento. Además, la función AutoSave registra cada cambio sobre la marcha, llevando a cabo el mismo efecto que ofrece la suite ofimática online de Google.
Con la introducción de esta nueva forma de trabajar en lo que respecta al guardado de ficheros, el mismo Muñoz indica que se ha buscado no restar flexibilidad, y que los usuarios pueden renombrar el archivo o escoger otra carpeta -se encuentre esta en OneDrive, SharePoint u otro repositorio alternativo- con la clásica combinación Ctrl+S o a través del menú Guardar de la aplicación. También se mantiene la posibilidad de descartar el documento cuando se cierra una ventana vacía.
Acceder al mismo fichero desde un navegador, un dispositivo iOS o Android y ver los cambios sincronizados es inmediato, al igual que con Google Docs, lo que facilita el trabajo fuera de la oficina. La colaboración simultánea permanece intacta: basta con compartir el vínculo para que varios usuarios editen o comenten sobre una única versión alojada en la nube.
En lo concerniente al uso de asistentes de IA para trabajar sobre documentos y contenidos, la funcionalidad Copilot o Agent (siempre que se disponga de la licencia correspondiente) se encuentra disponible para asistir con redacción, resúmenes o cualquier otra tarea.
Desde Microsoft detallan tres limitaciones iniciales: cuando se abren varias instancias de Word, la primera es la única que aplica el guardado automático; tras cambiar el nombre del archivo, la lista de documentos recientes puede tardar en actualizarse; y si el usuario desactiva la pantalla de inicio de Word, el primer documento generado en esa sesión no se guarda automáticamente.
La nueva capacidad se habilita en la versión 2509 (Build 19221.20000) de Word para Windows. La compañía adelanta que la misma mecánica llegará a Excel y PowerPoint a lo largo de este mismo año, buscando completar así una experiencia homogénea en la suite de escritorio.
Si alguien tiene miedo sobre la posibilidad que los archivos autoguardados desde Word en los servidores de Microsoft puedan ser utilizados para, por ejemplo, entrenar la IA de Copilot, pueden respirar tranquilos, por lo menos por el momento: la última actualización de los acuerdos de servicio para los productos de Microsoft, publicada el pasado 30 de julio y que entrará en vigor el próximo 30 de septiembre, no introduce ninguna cláusula que habilite a Microsoft a utilizar los ficheros almacenados en OneDrive (u otros contenidos creados por los usuarios y almacenados en sus servidores), pero sí dispone de salvaguardas que lo impiden.
Una salvedad a lo que acabo de afirmar: antes he dicho que desde la compañía de Redmond afirman que se podrá utilizar la asistencia de Copilot sobre estos archivos (algo que el usuario hará si quiere), y aquí sí que Microsoft se arroja el derecho de revisar tanto las entradas al asistente inteligente, cómo las salidas que este genera, con el pretexto de ayudar a mejorar el rendimiento de su asistente.
Por lo tanto, es posible que sí que algunas partes del documento puedan llegar a Microsoft, aunque esto pasará sólo si utilizamos sus asistentes de IA.
