Marc Sureda
Los líderes empresariales europeos admiten que las tareas administrativas y los procesos manuales exponen a las compañías a riesgos innecesarios, pero el cambio no avanza al mismo ritmo. Esta es una de las conclusiones centrales de un nuevo informe de Ricoh elaborado en seis mercados europeos (España, Reino Unido, Países Bajos, Francia, Alemania e Italia) a partir de encuestas tanto a empleados de oficina como a ejecutivos.
Ambos colectivos coinciden en que se invierte demasiado tiempo en tareas de bajo valor. Así, por ejemplo, en España, el 19% de los responsables de la toma de decisiones cree que los empleados dedican la mayor parte de su jornada a tareas administrativas ajenas a su trabajo principal, una percepción que se eleva al 29% entre los propios empleados. La diferencia es relevante para los departamentos de TI y de compras tecnológicas porque anticipa una realidad habitual en las organizaciones: parte del esfuerzo de mejora se queda a medio camino si la dirección percibe el problema con menor intensidad que quienes lo sufren a diario.
El informe concreta la magnitud de esa carga en el mercado español, ya que apunta a que los empleados en España dedican de media unas dieciséis horas a la semana a cinco tareas administrativas, lo que equivale a casi dos días laborables en una semana invertidos en rutinas como la gestión documental y procesos manuales. En paralelo, solo el 43% de los empleados afirma dedicar la mayor parte de su jornada a actividades que generan valor.
La investigación también describe cómo esa fricción se materializa en el día a día. Los empleados españoles señalan como fuentes frecuentes de frustración tener que buscar archivos en múltiples sistemas o unidades compartidas (32%), volver a introducir la misma información en distintos sistemas (30%), gestionar bandejas de entrada de correo saturadas (29%), y actualizar informes manualmente (27%). Son incidencias operativas que, acumuladas, erosionan tiempo y motivación sin aportar un resultado proporcional para el negocio.
El impacto no se limita a la productividad individual; la gestión documental ineficiente se asocia, según el informe, a riesgos operativos y de cumplimiento, con un 61% de decisores y un 51% de empleados que declaran haber presenciado errores graves o la posibilidad de cometerlos por información obsoleta o incorrecta derivada de sistemas o procesos ineficientes en los últimos cinco años. En ese mismo periodo, el 67% de los responsables de la toma de decisiones afirma que su organización ha experimentado o ha estado a punto de sufrir una vulneración de datos o de cumplimiento normativo vinculada a una mala gestión o a la falta de documentos.
En el plano del desempeño, los empleados trasladan consecuencias directas sobre su capacidad de aportar resultados. Una cuarta parte (25%) indica que la carga administrativa limita su productividad y uno de cada cinco (20%) considera que restringe su creatividad. A la vez, describen qué efectos tendría aligerar ese peso: un mayor disfrute del trabajo por poder dedicar más tiempo a tareas creativas (28%), un incremento del valor añadido aportado (28%) y mejoras en la toma de decisiones estratégicas (25%), además de una mayor capacidad para resolver problemas de clientes (21%) y acelerar la entrega de proyectos (21%).
Sin embargo, el informe apunta a un factor que complica la respuesta organizativa: la sensación de falta de reconocimiento interno. El 27% de los encuestados afirma que quienes toman decisiones subestiman el tiempo que se pierde en tareas administrativas, el 18% cree que la carga está distribuida de forma injusta y solo el 24% percibe que a su empleador le importa esa carga. Frente a esa visión, el 62% de los responsables de la toma de decisiones sostiene que las nuevas herramientas y sistemas han simplificado los flujos de trabajo y reducido la carga administrativa en su organización, y más de la mitad (53%) identifica la automatización de tareas manuales repetitivas como la mejora con mayor impacto potencial.
Ricoh España, a través de su responsable de soluciones de Automatización, Josep Costa, enmarca los resultados en un problema de uso del tiempo más que de talento o compromiso, y vincula la persistencia de tareas repetitivas con efectos sobre innovación, toma de decisiones y exposición al riesgo. En la misma línea, el estudio plantea que la sobrecarga administrativa reaparece de maneras distintas porque el cambio es limitado, y subraya el peso que puede tener la automatización, incluida la automatización de la gestión documental, tanto para liberar tiempo hacia el trabajo de valor como para reforzar la gobernanza de la información y reducir el riesgo de incumplimiento mediante un tratamiento más coherente y preciso de los documentos.
En términos metodológicos, el trabajo se basa en encuestas realizadas por Opinion Matters. Entre el 10 y el 17 de noviembre de 2025 se entrevistó a 1.800 responsables de la toma de decisiones de Compras, RRHH, Finanzas o Facilities en los seis países (300 por mercado). Además, entre el 11 y el 17 de noviembre de 2025 se encuestó a 6.000 empleados de oficina en los mismos países.
