Guillem Alsina Gonzàlez
Si bien en el sistema operativo Windows, Copilot no ha acabado de triunfar, en la suite ofimática Office es otra historia, con gran aceptación entre los usuarios para asistirlos en múltiples tareas en la confección de sus documentos. Y, en este aspecto, el del uso de la inteligencia artificial como colaborador en la redacción de los documentos de trabajo, Google se estaba quedando retrasada respecto a su rival. De aquí, a que en el evento Google Cloud Next 26 haya presentado Workspace Intelligence, una nueva arquitectura de IA diseñada para operar como asistente y de manera transversal en todas las aplicaciones que conforman la suite ofimática online de la compañía (Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive y Chat).
El objetivo de este nuevo producto es el de automatizar tareas complejas y reducir el tiempo que los trabajadores dedican a buscar información dispersa entre distintas herramientas, tomando como contexto toda la información que el usuario dispone en su cuenta, a diferencia de las funciones de IA generativa que ya existían en la suite, concebidas para realizar consultas puntuales.
El nuevo sistema está concebido como una capa de comprensión semántica —es decir, capaz de entender el significado y la intención detrás de los contenidos— que analiza de manera continuada los documentos, los correos electrónicos, los hilos de conversación y los proyectos activos del usuario y, con todo ello, construye un mapa de conocimiento que Gemini utiliza para priorizar tareas, generar contenidos personalizados y ejecutar acciones de manera autónoma.
Uno de los ejes centrales de la propuesta es la nueva función Ask Gemini in Chat, que convierte Google Chat en un punto de control centralizado desde el que el usuario puede dar instrucciones en lenguaje natural para que Gemini ejecute tareas en su nombre.
Entre las capacidades anunciadas figuran la elaboración de resúmenes diarios con las tareas pendientes y los mensajes no leídos más urgentes, la creación de documentos y presentaciones, la programación de reuniones adaptadas a la disponibilidad de todos los participantes, la localización de archivos mediante descripciones textuales y la conexión con herramientas externas como Asana, Jira o Salesforce, lo que permite gestionar información de distintas plataformas sin abandonar la conversación.
Si resumimos las capacidades añadidas por cada aplicación de Workspace, vemos claramente como desde Google están buscando ponerse a la altura de Microsoft con respecto a lo que permite Copilot en Office; por ejemplo, Gemini en Sheets permite ahora construir o modificar hojas de cálculo completas mediante instrucciones escritas en lenguaje natural, sin necesidad de conocimientos técnicos sobre fórmulas o estructuras de datos.
En Docs, la novedad más destacada es la capacidad de generar infografías vinculadas a datos reales, así como editar varias imágenes simultáneamente para mantener la coherencia visual de un documento. Ahora, Gemini también puede gestionar los comentarios de un documento y aplicar las correcciones sugeridas en ellos de manera automática.
En Slides, la herramienta es capaz de generar presentaciones completas y editables en una sola operación, respetando las plantillas y la identidad visual corporativa del cliente.
Para el correo en Gmail, Google introduce dos funciones orientadas a la gestión del volumen creciente de correo electrónico: AI Inbox reorganiza la bandeja de entrada para mostrar prioritariamente los mensajes más relevantes según el contexto de trabajo del usuario, mientras queAI Overviews sintetiza automáticamente la información contenida en varios hilos de correo y presenta un resumen estructurado cuando el usuario realiza una búsqueda, evitando la necesidad de revisar cada mensaje individualmente.
En cuanto a Drive, el servicio de almacenamiento evoluciona hacia lo que Google describe como una base de conocimiento activa, con funciones de resumen inteligente (AI Overviews) y consulta directa a Gemini ya disponibles con carácter general. Se añade además la función Drive Projects, que permite organizar de forma centralizada ficheros y correos electrónicos relacionados con un mismo proyecto, de modo que tanto los colaboradores humanos como los agentes de IA dispongan del contexto completo necesario para trabajar.
Seguridad y control administrativo
Google ha puesto especial énfasis en las garantías de privacidad y cumplimiento normativo que acompañan a Workspace Intelligence, afirmando que los datos procesados por el sistema no son revisados por personas, no se utilizan para mostrar publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial fuera del entorno de Workspace sin el consentimiento expreso del cliente. Los administradores de TI de las organizaciones dispondrán de controles específicos para gestionar el despliegue de estas funciones en sus organizaciones.
Para empresas que operan en entornos regulados, el sistema permitirá restringir el procesamiento y el almacenamiento de los datos a servidores ubicados en los Estados Unidos y en la Unión Europea, con la intención de ampliar esta opción a otros países en el futuro.
Finalmente, mediante el cifrado en el lado del cliente (una técnica que mantiene las claves de descifrado bajo control exclusivo del cliente, fuera del alcance de Google y de cualquier agente de IA), las organizaciones pueden proteger sus datos más sensibles de accesos no autorizados, incluyendo los de la propia compañía.
Google ha indicado que la información detallada sobre el calendario de implantación de estas funciones estará disponible en el blog de actualizaciones de Workspace.
