En un contexto en el que el modelo de trabajo híbrido se consolida, las estrategias de workplace adquieren una relevancia fundamental para atraer y retener talento, mejorar la experiencia del empleado e incrementar la productividad. Las empresas españolas están tomando conciencia de esta realidad, como se evidenció en la edición de Madrid del evento «Be Hybrid. Be Smart», organizado por Ricoh en colaboración con Microsoft, y donde se presentaron casos de éxito de clientes de diversos sectores como la banca, energía, sanidad o el ámbito legal.

La evolución hacia la transformación digital del puesto de trabajo requiere de herramientas de colaboración y comunicación, tanto internas como externas, que faciliten las tareas de los empleados que operan en equipos híbridos y dispersos. Estas herramientas deben permitir crear, colaborar y co-crear sin afectar a la cultura y la identidad corporativas.

Según José Luis Gión, director del área de Workplace de Ricoh España, “la tecnología está permitiendo rediseñar cómo trabajamos, nos relacionamos y colaboramos en las empresas. Las soluciones para configurar el ‘workplace’ moderno y mejorar la experiencia del usuario son múltiples y evolucionan muy rápido; por esa razón, es importante tener una mirada estratégica poniendo en el centro a los empleados y el negocio”.

La inteligencia artificial revoluciona los espacios de trabajo

La IA está transformando los espacios de trabajo y se ha convertido en una prioridad para muchas organizaciones. Según el mismo Gión, “está en la agenda de todos. 2025 será un año de extensión todavía mayor de la utilización de la IA y las organizaciones deberán adaptar el hardware adecuado para emplear esta tecnología, con el sistema operativo y la capacidad de cómputo necesarios”.

Los participantes en la sesión inaugural del evento coincidieron en que la adopción de la IA está aumentando en España. Un factor clave en esta tendencia ha sido el lanzamiento en noviembre de 2023 de Copilot, el asistente de Microsoft impulsado por inteligencia artificial, que ya está integrado en todas las aplicaciones de la compañía.

Antonio Cruz Cruz-Conde, director del área de Modern Work and Security en Microsoft España, reconoció que “no hemos hecho otra cosa que aprender, aprender nosotros, aprender con nuestros clientes y con nuestros partners, porque supone un cambio de paradigma. La IA es la mayor revolución en el puesto de trabajo. No es una nueva tecnología, sino una nueva dimensión de cómo se trabaja. Se necesita desaprender lo que hacemos para aprender a hacerlo con inteligencia artificial”.

El directivo destacó que, con el asistente virtual, la productividad se incrementa de forma notable, pero lo más relevante es que la calidad del trabajo mejora considerablemente. “Copilot se utiliza hoy como asistente personal, de ayuda en el día a día, pero ya estamos incorporando esta tecnología como un miembro del equipo, capaz de hacer transcripciones de las reuniones, recordar a los organizadores qué temas se querían abordar y no se han tratado o repartir tareas en función de las conclusiones de una reunión”. Además, permite crear mini asistentes para cuestiones específicas, facilitando el trabajo.

Por su parte, José Tamajón, director comercial de Grandes Cuentas en Ricoh España, subrayó que la compañía está ayudando a sus clientes a encontrar el retorno de la inversión al incorporar esta tecnología en sus procesos de negocio y a hacer un uso eficiente de la misma.

Casos de éxito: ING y Grandsolar

Dos empresas, ING y Grandsolar, compartieron sus experiencias al abordar los desafíos del trabajo moderno y la evolución de las herramientas de colaboración en la era de la inteligencia artificial.

Cayetana Pablos, Chief Transformation Officer (CTO) de ING España y Portugal, explicó cómo la entidad asegura que los empleados que trabajan en remoto tengan las mismas oportunidades de desarrollo que aquellos que lo hacen de manera presencial. Para ello, han impulsado un modelo de trabajo flexible, basado en una cultura corporativa con acuerdos a nivel de equipo que, desde la responsabilidad, permiten a los empleados realizar su trabajo de la mejor forma posible. Esto facilita la colaboración y el trabajo deslocalizado con todas las soluciones tecnológicas necesarias, que permiten una experiencia híbrida.

La compañía también cuenta con un plan para garantizar la integración de las nuevas incorporaciones, desde antes de su entrada y durante los primeros meses, para que conozcan a sus compañeros y a las personas con las que van a trabajar, y así puedan tener oportunidades de éxito en ING.

En el caso de Grandsolar, Valentino Gallo, Head of Information Technology (CIO) de Gransolar Group, destacó que, como empresa con plantas solares en más de 30 países, es esencial tener “una cultura de trabajo híbrido”, y señaló que “el onboarding es también fundamental para que las personas se sientan parte del equipo desde el primer momento”. Por ello, las últimas soluciones de comunicación y colaboración son fundamentales para esta multinacional.

Respecto a la adopción de la inteligencia artificial, según el CIO de Grandsolar, compañía que ya tiene cinco proyectos de IA en marcha, “el principal reto es que nuestra gente vea la tecnología como una ayuda, un asistente. Para implementar la IA, buscamos unos ‘digital champions’ para que fuesen nuestro aval y contasen en sus áreas qué íbamos a hacer con la inteligencia artificial”.

Para la CTO de la entidad financiera, ha sido clave definir los casos de uso y proyectos que se traduzcan en impacto para sus clientes y la organización: “en ING hemos realizado unas grandes apuestas en distintas áreas, como herramientas para los empleados, modelo operativo, desarrollo de código y trabajo con partners”.

Ambas empresas consideran que la flexibilidad laboral es una gran ventaja y les ha permitido reducir los ratios de rotación de la plantilla, entre otros beneficios.

En lo concerniente a los desafíos en materia de ciberseguridad que surgen con estos nuevos modelos de trabajo, además de disponer de herramientas para proteger los activos y los dispositivos, tanto Pablos cómo Gallo consideran fundamental la formación de los empleados y fomentar su responsabilidad para estar protegidos ante un panorama de amenazas en constante evolución.

Soluciones para el puesto de trabajo del futuro

En el área de exposición del evento, Ricoh, Microsoft y empresas como Cisco, Logitech, Neat, Yealink, Barco, Dell Technologies, Flexxible, Jabra, LG, Omnisa, Arthur Holm, Pexip, Crestron y Samsung, mostraron sus soluciones para construir el puesto de trabajo del futuro.

Las novedades se articularon en torno a tres itinerarios: Espacios Singulares, dedicado a la conceptualización, diseño e implementación de tecnología en salas de consejo, auditorios y centros de control; Salas de Reuniones Colaborativas, donde se presentaron espacios y salas de videoconferencia que ofrecen una experiencia híbrida, inmersiva, colaborativa y optimizada empleando la IA; y Gestión del Puesto de Trabajo, con soluciones de IA generativa que permiten extraer información valiosa de los datos para maximizar la productividad y la experiencia del usuario, así como impulsar la innovación.