Marc Sureda
En un contexto en el que las organizaciones generan información a gran velocidad, más de la mitad de los datos que almacenan las empresas podrían considerarse dark data. Es decir, la información que se guarda pero no se utiliza ni se analiza para apoyar decisiones o estrategias de negocio. Este fenómeno incluye desde correos electrónicos y documentos hasta metadatos, copias de seguridad o registros de interacciones con clientes que permanecen fuera de cualquier circuito de explotación analítica. Una encuesta realizada por IBM indica, que en aproximadamente un tercio de las organizaciones el 75% o más de los datos almacenados son “oscuros”, lo que dimensiona el alcance del problema.
Knowmad mood identifica como causa principal de este crecimiento del dark data la falta de una estrategia de datos y de gobierno de la información, que provoca que las organizaciones acumulen información sin control ni propósito claro. La compañía tecnológica, con sede en Madrid; pone el foco en este reto y plantea líneas de actuación para transformar ese volumen de datos invisibles en un activo que aporte valor al negocio y no solo costes y riesgos.
La aceleración de los procesos de digitalización en todos los ámbitos corporativos ha llevado a que los datos se generen más deprisa de lo que pueden clasificarse y gestionarse. En muchos casos, cada departamento captura y almacena su propia información en sistemas aislados, sin una integración real en repositorios comunes. Esta fragmentación favorece la creación de silos de datos, dificulta la visibilidad global de la información y limita su reutilización. A ello se suma la ausencia de políticas homogéneas de clasificación, etiquetado, retención y uso, lo que deriva en repositorios crecientes en los que no siempre se conoce qué hay, quién es el responsable o si sigue siendo útil.
La combinación de silos departamentales, sistemas fragmentados y falta de gobierno del dato hace que gran parte de la información termine dispersa y desorganizada, lo que complica su localización y aprovechamiento y favorece que se convierta en dark data. La disponibilidad de soluciones de almacenamiento cada vez más económicas también contribuye a este escenario: muchas organizaciones optan por almacenar prácticamente todo “por si acaso”, sin disponer de planes concretos para analizar después esos datos.
Otro factor relevante es la naturaleza de buena parte de la información que se genera en la actividad diaria. Correos electrónicos, documentos ofimáticos, registros de logs o ficheros de distinta procedencia suelen estar en formatos no estructurados o semiestructurados, menos accesibles para las herramientas tradicionales de análisis. Esta realidad, unida a la obsolescencia de algunos sistemas y a la falta de visibilidad sobre qué datos existen realmente, favorece que grandes volúmenes queden olvidados, sin responsable claro y sin un canal definido para su explotación.
A medida que las empresas dependen cada vez más de los datos para competir, innovar y protegerse frente a riesgos, mantener un volumen elevado de dark data se convierte en un riesgo estratégico que afecta a la eficiencia, a la ciberseguridad y a la detección de oportunidades de negocio. Cuando una parte significativa de la información está oculta, desestructurada o sin catalogar, los equipos directivos trabajan con un mapa incompleto de la realidad de la organización.
Desde el punto de vista económico, conservar de forma indefinida grandes cantidades de datos sin valor aparente implica destinar recursos de almacenamiento e infraestructura que podrían utilizarse para otros fines. Según datos de Veritas Technologies recogidos en la nota, este tipo de prácticas puede traducirse en millones de dólares anuales en costes, especialmente en organizaciones con un crecimiento muy intenso del volumen de información. En paralelo, esos datos olvidados pueden contener información sensible o sometida a regulación, lo que incrementa la exposición a ciberataques, fugas de datos e incumplimientos normativos.
En el plano estrictamente de negocio, la no explotación del dark data representa una pérdida de información potencialmente relevante sobre clientes, operaciones, comportamientos y tendencias, que podría utilizarse para mejorar procesos, diseñar nuevos servicios o ajustar las estrategias comerciales. Además, si los análisis y los informes se basan solo en una fracción del dato disponible, existe el riesgo de que las conclusiones resulten parciales o sesgadas, lo que puede afectar a la calidad de las decisiones.
Del riesgo a la oportunidad: pautas para aprovechar el dark data
Frente a este escenario, knowmad mood plantea un enfoque estructurado apoyado en personas, procesos y tecnología para transformar el dark data en una ventaja competitiva. El primer paso que propone la compañía es realizar un inventario y catalogación de los datos existentes, identificando qué información se tiene, dónde se encuentra, en qué formato está y qué potencial de valor puede aportar. Este ejercicio permite distinguir entre datos con posible utilidad, datos redundantes y datos obsoletos o claramente prescindibles.
Sobre esta base, la organización debe definir e implantar un modelo de gobierno del dato. Ello implica establecer reglas claras de retención y eliminación, criterios de clasificación, normas de acceso y uso, y responsabilidades asociadas a cada tipo de información. El objetivo es que el ciclo de vida del dato esté definido desde su creación hasta su eventual eliminación, evitando acumulaciones indiscriminadas y reduciendo la incertidumbre sobre qué hacer con cada conjunto de información.
La tecnología es otro elemento clave en el enfoque de knowmad mood. La compañía menciona la implantación de plataformas de gestión documental, herramientas de integración y transformación de datos (procesos ETL), soluciones de gestión de metadatos y herramientas orientadas a la mejora de la calidad del dato. Estas capacidades permiten unificar la información, enriquecerla con contexto y garantizar que los datos que se conservan y se explotan estén en condiciones adecuadas de integridad y consistencia.
Alejandro Morales, Senior Data & IA Strategy and Governance en knowmad mood declara: “El dark data no es un problema puntual, sino un desafío estructural que muchas organizaciones desconocen y que, probablemente, limita su capacidad de innovación y eficiencia. En knowmad mood estamos convencidos de que sólo mediante una estrategia consciente de gobernanza de datos, acompañada de tecnología inteligente y talento preparado, las empresas podrán transformar esa masa de datos invisibles en decisiones más inteligentes, procesos más eficientes y ventajas competitivas reales”.
La aplicación de técnicas de inteligencia artificial y aprendizaje automático se presenta como una palanca para extraer valor de los datos no estructurados, al facilitar la detección de patrones, anomalías y oportunidades en correos, logs o documentos que de otro modo quedarían fuera del análisis. De este modo, el dark data puede convertirse en una fuente de insights accionables que alimenten modelos analíticos, cuadros de mando o iniciativas de mejora operativa.
El enfoque se completa con la dimensión cultural. knowmad mood subraya la importancia de que los equipos comprendan el valor de los datos y asuman su corresponsabilidad en la gestión de la información que generan y utilizan. Esto requiere acciones de sensibilización y capacitación interna, orientadas a que las decisiones sobre qué se guarda, cómo se clasifica y cómo se comparte la información no se limiten a áreas técnicas, sino que formen parte del comportamiento habitual de toda la organización.
En cuanto a su propia estructura, knowmad mood desarrolla proyectos de arquitectura, desarrollo, integración de sistemas y servicios gestionados en diez países, con más de 3.000 profesionales y unos ingresos auditados de 210 millones de euros en 2024. La empresa opera desde 1994 y presta servicios de transformación digital a más de 1.000 clientes. El grupo integra distintas compañías especializadas, como DEXS (Digital Experience School), centrada en soluciones de formación y desarrollo; New Verve Consulting, orientada a proyectos sobre tecnología Atlassian en Reino Unido e Irlanda; Incipy, consultora de transformación y estrategia digital con foco en las personas; Interwor, dedicada a seguridad, infraestructura y comunicaciones; ASERVO Software, especializada en infraestructuras para el desarrollo de software; Grupo Antea, consultora de ciberseguridad; Vanture ESS, orientada a soluciones de gestión empresarial y consultoría tecnológica; y Buzz, agencia creativa digital enfocada en campañas, medios, estrategias sociales y experiencias digitales.
