Marc Sureda
La acumulación de información en el ámbito corporativo deriva en el almacenamiento masivo de datos sin utilidad, conocidos como datos oscuros. Esta situación obedece a una falta de criterio organizativo más que a un problema de capacidad de la infraestructura, llevando a las empresas a conservar registros antiguos, versiones duplicadas y copias de seguridad redundantes. En el pasado, el alto coste tecnológico obligaba a optimizar el espacio, pero la accesibilidad actual ha provocado que las organizaciones dejen de evaluar la necesidad real de conservar su información.
Según señala Raúl Reyero Díez, coordinador del Máster Universitario en Big Data y Ciencia de Datos en la Universidad Internacional de Valencia: “Los Dark Data son datos que la empresa tiene almacenados, pero que no utiliza o cuyo valor desconoce. Algunos podrían resultar muy útiles si estuvieran bien clasificados; otros son redundantes, obsoletos o triviales (datos ROT), y ahí es donde está el mayor margen de mejora.
Cuando guardamos una foto o enviamos un correo, da la sensación de que desaparece en un lugar abstracto, pero no es así. Por eso, limpiar los datos también tiene una dimensión ambiental. No empezaría comprando más almacenamiento ni buscando una herramienta de inteligencia artificial. Empezaría intentando entender qué información tiene realmente la empresa, haciendo un inventario en un repositorio concreto y probando el proceso en un entorno pequeño«.
La falta de gestión de estos archivos genera gastos invisibles, aumenta los riesgos de ciberseguridad e implica un consumo real de recursos físicos y energéticos. Cada documento conservado requiere ser incluido en copias de seguridad, protegido ante ataques y migrado en cada cambio de arquitectura. A estos costes de mantenimiento se suma la pérdida de productividad derivada de la dificultad para localizar documentos en servidores saturados.
Paralelamente, la retención prolongada de información antigua aumenta el riesgo de vulnerar normativas de privacidad al mantener registros personales innecesarios. En el ámbito medioambiental, el almacenamiento en la nube requiere edificios repletos de servidores e infraestructuras de refrigeración que demandan agua y electricidad de forma continua. Por lo que la eliminación sistemática de archivos superfluos contribuye de manera directa a reducir la huella de carbono de la organización.
Para revertir esta situación se recurre a técnicas de borrado inteligente, donde los algoritmos aplican sistemáticamente reglas definidas previamente por la organización. Lejos de actuar de forma autónoma, el modelo evalúa variables como la antigüedad de los documentos, su duplicidad o las obligaciones legales de retención. Esta automatización facilita el cumplimiento del derecho al olvido exigido por el Reglamento General de Protección de Datos, permitiendo localizar información dispersa en entornos de prueba o copias olvidadas.
Para evidenciar este desorden interno es fundamental implementar arquitecturas de visualización de datos, un aspecto crítico para las pequeñas y medianas empresas debido a su menor margen para desperdiciar recursos. Como paso inicial, antes de invertir en mayor capacidad de almacenamiento, los responsables tecnológicos deben realizar un inventario para comprender qué información posee realmente la empresa, comenzando por probar los procesos de catalogación en un repositorio delimitado y controlable.
